Dopo avervi raccontato in questo post come non andrebbero condotte le riunioni, per evitare di trasformarle in un supplizio collettivo, oggi vi raccontiamo invece come i capi più smaliziati riescano a renderle veloci ed efficaci (soprattutto per il loro tornaconto). Tratti dalla “Piccola bibbia del capo diabolico“, ecco i 10 comandamenti per una riunione di successo:

1. Riflettere sul problema con largo anticipo.

2. Lavorarci sopra per settimane: considerare tutte le ipotesi, valutare i possibili scenari, immaginare le controproposte, verificare le repliche alle eventuali obiezioni principali.

3. Comunicare ai partecipanti il soggetto della riunione con uno o due giorni di preavviso, allegando un documento preparatorio molto complesso «con la preghiera di riflettere sull’argomento della riunione avvalendosi del documento allegato».

4. Aprire il dibattito con una domanda aperta molto ampia, del tipo: «Come rendere più efficiente l’organizzazione del nostro back office?».

5. Simulare un brainstorming prendendo nota di tutte le idee.

6. Orientare le conclusioni, in modo da sottolineare la complessità dell’argomento, aiutandosi, se necessario, con qualche commento al veleno sullo scarso contributo offerto dal gruppo.

7. Presentare la propria soluzione, addentrandosi senza esitazione nei minimi dettagli, del tutto slegati ovviamente dai risultati della riflessione collettiva appena abbozzata dieci minuti prima.

8. Replicare alle poco probabili obiezioni con argomentazioni precise, basate su fatti e numeri che, in quella fase, nessuno è in grado di controbattere.

9. Interpretare il silenzio del gruppo come un assenso: «Bene, allora siamo tutti d’accordo che la prima tappa sarà…».

10. Passare rapidamente al prossimo argomento per rispettare il timing e continuare a essere efficaci!

NB. Sia chiaro:  non vi stiamo invitando a diventare dei “farabutti” come i capi diabolici, ma a prendere spunto da questo decalogo per migliorare il vostro ambiente di lavoro e avere dei colleghi riconoscenti (almeno non li avrete tediati per ore con incontri inutili!).